ĐỀ XUẤT SỐ HÓA & BÁO GIÁ HỆ THỐNG ERP

Hệ Thống Quản Trị Sản Xuất Bao Bì Carton & Trợ Lý AI (LK-ERP) - Đơn vị nhận: XÍ NGHIỆP LAM KINH - CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN 76

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ EMS

MST: 0316870151 • Người đại diện: Nguyễn Tấn Hiền

Địa chỉ: 93/4 Liên khu 5-6, Phường Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0903 375 265 • Website: www.gpems.net

XÍ NGHIỆP LAM KINH - CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MTV 76

MST: 0100598859-002 • Người đại diện: Trương Quang Cường

Địa chỉ: Số 156 Đình Hương, Phường Hàm Rồng, Tỉnh Thanh Hóa

Hotline: 037.3961.968 • Website: www.baobilamkinh.vn

1. Bảng Báo Giá Chi Tiết Hệ Thống Phần Mềm ERP & Phân Hệ Tích Hợp AI

Xây dựng đồng bộ theo quy trình quản lý và sản xuất thùng carton khép kín tại Xí nghiệp Lam Kinh

Trọn gói 10 Phân Hệ (7 Phân hệ ERP + 3 Phân hệ AI)

Hạng Mục / Phân Hệ	Tính Năng Chính & Mục Tiêu Quản Trị	Thành Tiền (VNĐ)
PHẦN 1: HỆ THỐNG PHẦN MỀM ERP QUẢN LÝ SẢN XUẤT BAO BÌ CARTON KHÉP KÍN (7 PHÂN HỆ)
1. Quản Lý Danh Mục Chuẩn & Phân Quyền Tổ Chức	Quản lý tập trung thông tin khách hàng, nhà cung cấp và hồ sơ quy cách từng mẫu thùng carton. Chuẩn hóa danh mục nguyên vật liệu gồm giấy cuộn, kết cấu sóng, mực in, keo dán và vật tư phụ. Theo dõi danh mục khuôn bế, bản in kèm vị trí lưu trữ và tình trạng sử dụng thực tế tại xưởng. Thiết lập danh mục máy móc, dây chuyền sản xuất và định mức năng suất chuẩn của từng công đoạn. Phân quyền sử dụng rõ ràng theo đúng chức năng của Ban Giám đốc, các phòng ban và từng phân xưởng.	28,000,000
2. Tính Giá Thành Tự Động, Định Mức Vật Tư & Kiểm Soát Giá Bán	Tự động tính diện tích phôi giấy và chi phí nguyên vật liệu theo kích thước, số lớp sóng khách yêu cầu. Bóc tách định mức giấy, hồ keo, mực in và vật tư đóng gói chính xác cho từng đơn hàng. Thiết lập khung giá sàn an toàn và tự động chuyển lãnh đạo phê duyệt khi báo giá thấp hơn quy định. Bảo mật thông tin giá vốn nguyên liệu đầu vào, chỉ hiển thị theo đúng thẩm quyền được cấp phép. Khởi tạo và xuất bảng báo giá chuyên nghiệp, đồng nhất biểu mẫu để gửi nhanh cho khách hàng.	35,000,000
3. Quản Lý Đơn Hàng & Chủ Động Hẹn Lịch Giao Hàng	Tiếp nhận và phân loại đầy đủ các nhóm đơn hàng: sản xuất mới, xuất từ kho dự trữ, đơn làm bù và hàng gia công. Tự động đối chiếu tồn kho giấy, tồn kho thành phẩm và lịch máy hiện tại để gợi ý ngày giao hàng khả thi. Liên thông dữ liệu một chạm từ báo giá sang đơn hàng và lệnh sản xuất, tránh nhập liệu lặp lại. Theo dõi xuyên suốt trạng thái từng đơn hàng từ lúc tiếp nhận, đang chạy máy đến khi giao xong. Cảnh báo sớm các đơn hàng sắp đến hạn hoặc có nguy cơ chậm tiến độ để bộ phận kế hoạch xử lý kịp thời.	32,000,000
4. Quản Lý Kho Giấy Cuộn, Đầu Cuộn Dở & Vật Tư Phụ	Quản lý chi tiết từng cuộn giấy trong kho theo mã tem, khổ giấy, định lượng, trọng lượng và nhà cung cấp. Quét mã nhanh khi xuất cuộn giấy ra máy chạy sóng và tự động trừ lượng giấy thực tế đã sử dụng. Theo dõi chặt chẽ các cuộn giấy còn dư sau khi chạy máy để nhập lại kho và ưu tiên dùng cho lệnh tiếp theo. Cảnh báo các cuộn giấy tồn kho lâu ngày để ưu tiên đưa vào sản xuất trước, tránh ẩm mốc hư hỏng. Kiểm soát định mức tồn kho tối thiểu của giấy cuộn, keo, mực in để chủ động kế hoạch mua sắm vật tư.	38,000,000
TRỌNG TÂM 5. Kế Hoạch Chạy Sóng, Bồi & Ghép Khổ Giấy Thông Minh	Tự động gom các đơn hàng có cùng kết cấu giấy để lên lịch chạy chung, giảm số lần dừng máy thay cuộn. Tính toán phương án ghép nhiều đơn hàng trên cùng một khổ giấy nhằm giảm tối đa phần giấy thừa hai biên. Tự động kiểm tra kho có đủ đồng bộ các lớp giấy mặt, giấy sóng và giấy đáy trước khi chốt lệnh chạy. Gợi ý ghép thêm các mẫu thùng trơn thông dụng vào phần khổ giấy còn dư để tận dụng tối đa công suất máy. Sắp xếp lịch chạy máy trực quan theo ngày và ca làm việc, giúp điều phối linh hoạt khi có đơn hàng gấp.	48,000,000
CÔNG SUẤT 6. Điều Độ Lệnh Sản Xuất, Theo Dõi Xưởng & Đo Công Suất Máy	Phát hành lệnh sản xuất điện tử kèm bản vẽ quy cách rõ ràng cho từng công đoạn từ chạy sóng đến hoàn thiện. Hỗ trợ tổ trưởng tại phân xưởng cập nhật nhanh thời gian bắt đầu, tạm dừng và kết thúc công việc trên điện thoại. Ghi nhận tức thời số lượng thành phẩm đạt yêu cầu và số lượng phế phẩm phát sinh tại từng máy. Đo lường công suất hoạt động thực tế của từng dây chuyền và thống kê rõ nguyên nhân gây dừng máy. Cung cấp bảng theo dõi tiến độ sản xuất trực tiếp giúp phòng kế hoạch nắm bắt tình hình xưởng mọi lúc.	39,000,000
7. Kho Thành Phẩm Thùng Trơn, Giao Hàng, Công Nợ & Kết Nối MISA	Quản lý kho thùng carton không in sản xuất dự trữ dùng chung cho nhiều đợt giao hoặc nhiều khách hàng. Thiết lập mức tồn kho an toàn và bắt buộc xuất hàng theo nguyên tắc lô sản xuất trước xuất trước, tránh để lâu hư hỏng. Lập kế hoạch giao hàng theo tuyến xe, theo dõi trạng thái vận chuyển và xác nhận giao hàng thành công trên điện thoại. Tự động tổng hợp công nợ phải thu khách hàng, công nợ phải trả nhà cung cấp và theo dõi lịch sử thanh toán. Hỗ trợ đồng bộ dữ liệu từ phần mềm cũ đang dùng và kết nối xuất dữ liệu chứng từ sang phần mềm kế toán MISA.	30,000,000
TỔNG CHI PHÍ PHẦN 1 (PHẦN MỀM ERP QUẢN LÝ SẢN XUẤT BAO BÌ CARTON — 7 PHÂN HỆ)		250,000,000
PHẦN 2: PHÂN HỆ TÍCH HỢP TRÍ TUỆ NHÂN TẠO AI (BÁO GIÁ · NHẬN ĐƠN HÀNG · BÁO CÁO NỘI BỘ)
AI BÁO GIÁ 8. Trợ Lý AI Hỗ Trợ Báo Giá Nhanh & Gợi Ý Phương Án Sản Xuất	Tự động gợi ý kết cấu giấy và loại sóng phù hợp nhất dựa trên yêu cầu đóng gói của khách hàng. Đối chiếu ngay với các khổ giấy đang sẵn có trong kho để đề xuất phương án sản xuất tiết kiệm nhất. Tra cứu nhanh lịch sử giá bán các đơn hàng trước đó của từng khách để giữ sự nhất quán khi chào giá. Cảnh báo tức thời nếu biến động giá giấy đầu vào làm ảnh hưởng đến mức lợi nhuận kỳ vọng của đơn hàng. Hỗ trợ tạo nhanh nội dung báo giá hoàn chỉnh chỉ trong vài giây, rút ngắn thời gian phản hồi khách hàng.	30,000,000
AI ĐƠN HÀNG 9. Trợ Lý AI Quét Email & Nhóm Zalo Hỗ Trợ Lên Đơn Hàng Nhanh	Tự động tiếp nhận thông tin đặt hàng từ hộp thư Email và các nhóm trao đổi Zalo với khách hàng. Đọc và trích xuất dữ liệu từ bảng kê Excel, file PDF hoặc hình ảnh đơn hàng có nhiều dòng quy cách. Tự động quy đổi đồng nhất các đơn vị đo lường và đối chiếu khớp với danh mục sản phẩm có sẵn. Khởi tạo sẵn đơn hàng nháp trên hệ thống để nhân viên kinh doanh chỉ cần kiểm tra và bấm xác nhận. Giảm thiểu tối đa thời gian gõ tay thủ công và loại bỏ sai sót nhầm lẫn số lượng, kích thước khi nhập đơn.	35,000,000
AI BÁO CÁO 10. Trợ Lý AI Tổng Hợp Báo Cáo Nội Bộ & Hỏi Đáp Điều Hành	Tự động tổng hợp và gửi bản tin báo cáo đầu ngày cho Ban Giám đốc về sản lượng, tiến độ và tồn kho. Hỗ trợ lãnh đạo tra cứu số liệu nhanh bằng câu hỏi tiếng Việt tự nhiên ngay trên điện thoại hoặc máy tính. Phân tích và chỉ ra các điểm nghẽn làm chậm tiến độ hoặc gây hao hụt vật tư giữa các ca sản xuất. Tổng hợp báo cáo doanh thu, chi phí và hiệu quả lợi nhuận thực tế theo từng khách hàng hoặc nhóm sản phẩm. Chủ động gửi cảnh báo sớm về các đơn hàng có nguy cơ trễ hẹn, công nợ đến hạn và hàng tồn kho lâu ngày.	30,000,000
TỔNG CHI PHÍ PHẦN 2 (PHÍ XÂY DỰNG & TÍCH HỢP 3 PHÂN HỆ TRÍ TUỆ NHÂN TẠO AI)		95,000,000
💡 Lưu ý về Ngân sách Token AI vận hành hàng tháng / năm: Chi phí 95,000,000 VNĐ trên là chi phí xây dựng và tích hợp phần mềm một lần. Phần cước Token AI tiêu thụ thực tế (dự trù khoảng 500,000 – 1,500,000 VNĐ/tháng, tương đương 6,000,000 – 18,000,000 VNĐ/năm tùy theo lưu lượng sử dụng thực tế của Xí nghiệp) sẽ tính riêng, không thu trước; hoặc Xí nghiệp chủ động gắn khóa API riêng để tự động thanh toán qua thẻ Visa định kỳ trực tiếp với hãng AI.
TỔNG CHI PHÍ ĐẦU TƯ TRỌN GÓI (PHẦN MỀM ERP 250 TRIỆU + TÍCH HỢP AI 95 TRIỆU)		345,000,000

HỖ TRỢ CHUYỂN ĐỔI CHO XÍ NGHIỆP LAM KINH

MIỄN PHÍ 100% CHUYỂN ĐỔI DỮ LIỆU TỪ PHẦN MỀM CŨ & ĐÀO TẠO CẦM TAY CHỈ VIỆC

Để các phòng ban không phải vất vả nhập lại dữ liệu từ đầu trong giai đoạn chuyển giao, đội ngũ EMS hỗ trợ hoàn toàn miễn phí công cụ đồng bộ dữ liệu từ phần mềm đang dùng sang hệ thống mới:

1. Nạp sẵn Danh mục chuẩn
Chuyển toàn bộ danh mục khách hàng, mẫu thùng, kết cấu giấy và tồn kho cuộn hiện có vào hệ thống.

2. Đồng bộ Phần mềm cũ
Hỗ trợ kết nối dữ liệu trong thời gian chạy thử song song, giúp nhân viên không phải nhập liệu hai nơi.

3. Kết nối Kế toán MISA
Tự động xuất dữ liệu xuất kho, hóa đơn và thu chi sang phần mềm kế toán MISA nhanh chóng.

4. Đào tạo Từng Bộ phận
Hướng dẫn trực tiếp cho bộ phận Kinh doanh, Kế hoạch, Thủ kho, Quản đốc phân xưởng và Kế toán.

PHƯƠNG ÁN ĐẦU TƯ HIỆU QUẢ

BẢNG SO SÁNH: LÀM RỜI RẠC TỪNG PHẦN vs TRIỂN KHAI ĐỒNG BỘ THEO GIAI ĐOẠN

💡 Nghiệm thu theo từng giai đoạn nhưng dữ liệu liên thông 100%

Trong sản xuất thùng carton, khâu nhận đơn và lập kế hoạch chạy sóng luôn gắn chặt với số lượng giấy cuộn và thùng dự trữ thực tế trong kho. Do đó, EMS đề xuất phương án Thiết kế tổng thể đồng bộ ngay từ đầu, nhưng chia lộ trình triển khai và thanh toán theo từng giai đoạn nghiệm thu thực tế:

Tiêu chí so sánh	Phương án Mua Lẻ Từng Phần Rời Rạc	Phương án Trọn Gói Đồng Bộ – Nghiệm Thu Theo Giai Đoạn (Khuyến Nghị)
Phạm vi quản lý	Chỉ quản lý đơn lẻ khâu tính định mức, nhận đơn và in lệnh giấy. Thiếu liên kết với kho giấy cuộn, không theo dõi được tiến độ xưởng và chưa có AI hỗ trợ.	Khép kín toàn diện 10 Phân hệ: Bao gồm 7 phân hệ ERP quản lý sản xuất – kho – công nợ và 3 trợ lý AI tự động hóa báo giá, nhận đơn, báo cáo.
Hiệu quả lập kế hoạch & hẹn giao hàng	Bị động: Lên lịch chạy sóng trên giấy nhưng kho không đủ cuộn giấy đồng bộ; không nắm được máy đã chạy xong chưa để hẹn ngày giao với khách.	Chủ động hoàn toàn: Tự động kiểm tra tồn kho giấy trước khi ghép khổ; tận dụng khổ dư chạy thùng dự trữ; đo công suất máy thực tế để hẹn lịch chuẩn xác.
Chi phí đầu tư	Làm lẻ phần Định mức + Đơn hàng + Lệnh SX: ~165,000,000 đ. + Phí viết cầu nối đồng bộ phần mềm cũ & MISA: 45,000,000 đ. + Nâng cấp thêm Kho, Xưởng & 3 phân hệ AI về sau: +185,000,000 đ. Tổng cộng nếu đầu tư rời rạc: ~395,000,000 đ.	CHI PHÍ ĐẦU TƯ TRỌN GÓI (ERP 250TR + AI 95TR) 345,000,000 VNĐ (Tiết kiệm 50,000,000 đ) ✓ Miễn phí đồng bộ dữ liệu phần mềm cũ & kết nối MISA ✓ Bàn giao toàn bộ mã nguồn & quyền sở hữu dữ liệu
Lộ trình thanh toán theo giai đoạn	Ký nhiều hợp đồng nhỏ rời rạc, tốn thêm thời gian và chi phí sửa đổi khi muốn ghép nối dữ liệu về sau.	Chia làm 3 Đợt gắn với kết quả nghiệm thu thực tế: • Đợt 1 (35% - 120,750,000 đ): Ký hợp đồng, dựng hệ thống, nạp dữ liệu & triển khai Giai đoạn 1 (Định mức, Báo giá, Đơn hàng, Kế hoạch ghép khổ & Lệnh sản xuất). • Đợt 2 (35% - 120,750,000 đ): Nghiệm thu Giai đoạn 1 & triển khai Giai đoạn 2 (Kho giấy cuộn, Kho thành phẩm thùng trơn, Theo dõi tiến độ xưởng). • Đợt 3 (30% - 103,500,000 đ): Nghiệm thu toàn bộ hệ thống (Giao hàng, Công nợ, Kết nối MISA, 3 Trợ lý AI) & Bàn giao chính thức.

2. Chi Phí Hạ Tầng Máy Chủ & Dự Trù Ngân Sách Token AI Hàng Tháng / Năm

Để hệ thống phần mềm ERP và 3 trợ lý AI hoạt động ổn định 24/7, truy cập nhanh từ cả văn phòng lẫn phân xưởng và chủ động kiểm soát định mức sử dụng AI:

A. Hạ Tầng Máy Chủ Đám Mây & Sao Lưu Dữ Liệu

Máy chủ riêng biệt (Cloud Server): Cấu hình 8GB RAM, 6 CPU, 120GB ổ cứng tốc độ cao đặt tại trung tâm dữ liệu trong nước, lưu trữ độc lập dữ liệu của Xí nghiệp.
Sao lưu tự động hằng ngày: Tự động sao lưu cơ sở dữ liệu mỗi đêm và lưu bản dự phòng lên Google Drive của Xí nghiệp.

Phí thuê máy chủ hằng năm: 12,500,000 VNĐ / Năm

B. Dự Trù Ngân Sách Token AI (Tính Riêng – Không Thu Trước)

THEO NHU CẦU

Ngân sách dự trù theo lưu lượng sử dụng: Khoảng 500,000 – 1,500,000 VNĐ / tháng (tương đương 6,000,000 – 18,000,000 VNĐ / năm) tùy thuộc số lượng báo giá, đơn hàng Email/Zalo và báo cáo của Xí nghiệp.
Phương án 1 (Khách hàng tự cắm API – Thanh toán Visa định kỳ): Xí nghiệp gắn khóa API riêng (OpenAI / Gemini) và liên kết thẻ Visa để hệ thống tự động thanh toán định kỳ theo hóa đơn gốc của hãng.
Phương án 2 (Tính riêng theo thực tế – Không thu trước): Nếu ủy quyền qua EMS kết nối, chi phí token AI được tính riêng theo thống kê thực tế từng kỳ, tuyệt đối không thu trước trong hợp đồng phần mềm.

Dự trù ngân sách Token AI: ~500,000 – 1,500,000 đ / Tháng

*Phí máy chủ thanh toán khi nghiệm thu đưa vào vận hành (áp dụng 10% VAT). Ngân sách Token AI trả theo thực tế sử dụng, không thu trước.*

3. Chính Sách Bảo Hành, Đào Tạo & Hỗ Trợ Kỹ Thuật

✅ Miễn phí trong 12 tháng bảo hành tiêu chuẩn

Bảo hành và xử lý miễn phí 100% các lỗi kỹ thuật phát sinh trên toàn bộ 10 phân hệ của hệ thống.
Hỗ trợ điều chỉnh các mẫu biểu in (Báo giá, Lệnh sản xuất, Phiếu xuất kho, Tem dán cuộn giấy) phù hợp thực tế.
Theo dõi vận hành máy chủ 24/7 và duy trì chế độ sao lưu dữ liệu tự động hằng ngày.
Hỗ trợ giải đáp, hướng dẫn nhân viên sử dụng trực tiếp qua nhóm Zalo chung trong suốt quá trình vận hành.

⚡ Tính phí khi có yêu cầu mở rộng mới

Xây dựng thêm các phân hệ chức năng mới nằm ngoài phạm vi 10 phân hệ đã thống nhất trong hợp đồng.
Lắp đặt thiết bị phần cứng hoặc đấu nối cảm biến tự động trực tiếp vào tủ điện của máy móc tại xưởng.
Thay đổi lại toàn bộ cấu trúc quy trình sau khi các giai đoạn đã được ký biên bản nghiệm thu.

Từ năm thứ 2 trở đi: EMS cung cấp Gói Bảo Trì & Hỗ Trợ Kỹ Thuật Thường Trực hằng năm với mức phí bằng 10% tổng giá trị phần mềm:

34,500,000 VNĐ / Năm

Quy định bàn giao: Sau khi hết thời hạn bảo hành 12 tháng và hoàn tất bàn giao mã nguồn theo hợp đồng, EMS chấm dứt trách nhiệm bảo trì và sửa lỗi miễn phí sau khi hết thời hạn hợp đồng/bàn giao source code. Xí nghiệp có thể đăng ký Gói Bảo Trì Hằng Năm để đội ngũ kỹ thuật tiếp tục đồng hành hỗ trợ thường xuyên.

Ghi chú về Thuế GTGT (VAT): Theo quy định hiện hành đối với sản phẩm phần mềm, chi phí xây dựng phần mềm (Mục 1) và bảo trì phần mềm thuộc diện KHÔNG CHỊU THUẾ (VAT 0%). Thuế 10% VAT chỉ áp dụng cho phần thuê máy chủ lưu trữ (Mục 2).

4. Lộ Trình Triển Khai 3 Giai Đoạn & Hiệu Quả Mang Lại

Lộ Trình Triển Khai Cuốn Chiếu (90 Ngày)

Giai đoạn 1 (30 Ngày đầu) — Định mức, Nhận đơn, Kế hoạch sóng & Lệnh sản xuất:
Đưa vào chạy ngay các tính năng trọng tâm: Tính định mức và giá thành tự động, AI hỗ trợ báo giá & nhận đơn qua Email/Zalo, ghép khổ giấy chạy sóng và phát hành Lệnh sản xuất xuống xưởng.
Giai đoạn 2 (35 Ngày tiếp theo) — Quản lý Kho giấy cuộn, Kho thùng trơn & Tiến độ xưởng:
Áp dụng quản lý xuất nhập giấy cuộn và đầu cuộn dở bằng mã tem, kiểm soát định mức tồn kho thùng trơn dự trữ theo hạn dùng, và ghi nhận sản lượng thực tế tại Phân xưởng 1 & 2.
Giai đoạn 3 (25 Ngày cuối) — Giao hàng, Công nợ, Kết nối MISA & AI Báo cáo điều hành:
Hoàn thiện quản lý giao hàng, tự động tổng hợp công nợ phải thu, kết nối dữ liệu sang phần mềm kế toán MISA và kích hoạt Trợ lý AI báo cáo nội bộ cho Ban Giám đốc.

5 Giá Trị Thực Tế Mang Lại Cho Xí Nghiệp

Tiết kiệm giấy và giảm phế liệu biên: Ghép đơn và ghép khổ giấy thông minh, kết hợp tận dụng khổ giấy dư để chạy các mẫu thùng thông dụng dự trữ.
Chủ động hẹn lịch và giao hàng đúng hạn: Nắm rõ khối lượng công việc tại từng máy và tiến độ thực tế dưới xưởng để chốt ngày giao chính xác với khách hàng.
Rút ngắn thời gian báo giá và lên đơn hàng: AI hỗ trợ đọc bảng kê đặt hàng từ Email, Zalo nhanh chóng, giúp nhân viên không phải gõ tay từng dòng.
Quản lý chặt tồn kho giấy cuộn và thùng dự trữ: Luôn ưu tiên xuất các cuộn giấy và lô thùng sản xuất trước, không để hàng lưu kho quá lâu bị ẩm hỏng.
Giảm tải công việc nhập liệu cho kế toán: Dữ liệu đơn hàng, xuất kho và công nợ được liên thông trực tiếp sang phần mềm kế toán MISA.

5. Thông Tin Thanh Toán & Đại Diện Đơn Vị Triển Khai

Chủ tài khoản thụ hưởng: CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ EMS

Số tài khoản: 181119878

Tại ngân hàng: Ngân hàng Thương mại Cổ phần Á Châu (ACB)

Lộ trình thanh toán chia làm 3 đợt theo tiến độ nghiệm thu: Đợt 1 (35%) khi ký hợp đồng · Đợt 2 (35%) khi nghiệm thu Giai đoạn 1 · Đợt 3 (30%) khi nghiệm thu bàn giao toàn hệ thống.

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ PHÁT TRIỂN (EMS)

Nguyễn Tấn Hiền

Giám Đốc Điều Hành

GIẢI TRÌNH GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ SẢN XUẤT BAO BÌ CARTON

"Đơn giản hóa thao tác cho nhân viên — Minh bạch hóa số liệu cho Lãnh đạo — Tối ưu hóa năng suất cho Nhà máy"

Tài liệu trình bày tóm tắt mục tiêu và cách thức hệ thống ERP giải quyết các bài toán thực tế tại Xí nghiệp Lam Kinh.

1 5 Vướng Mắc Thực Tế Cần Khắc Phục Khi Quản Lý Rời Rạc

① Kế hoạch chạy máy chưa gắn liền với tồn kho giấy

Khi lên lịch chạy sóng mà không kiểm tra tức thời tồn kho từng lớp giấy (mặt, sóng, vách, đáy), xưởng dễ gặp tình trạng thiếu giấy giữa chừng hoặc phải lấy cuộn khổ lớn hơn ra chạy gây hao hụt giấy biên.

② Khó đo lường công suất máy để hẹn ngày giao

Phần mềm cũ chỉ in phiếu lệnh trên giấy mà không tính được các máy đang bận bao nhiêu giờ. Bộ phận kinh doanh phải hẹn ngày giao theo ước chừng nên dễ bị dồn đơn và trễ hẹn với khách.

③ Ghép đơn, ghép khổ giấy còn mất nhiều thời gian

Việc tính toán ghép nhiều đơn hàng cùng chất liệu để chạy chung trên một khổ giấy đang phải làm thủ công ngoài bảng tính, chưa tận dụng tốt phần khổ giấy dư để chạy bù các mẫu thùng thông dụng.

④ Khó kiểm soát tuổi tồn kho của thùng carton dự trữ

Các mẫu thùng carton không in sản xuất sẵn để bán dần cho nhiều khách nếu không được quản lý theo lô nhập trước – xuất trước sẽ dễ bị tồn đọng lâu ngày trong kho, dẫn đến hút ẩm và giảm độ cứng.

⑤ Mất nhiều công sức nhập liệu lặp lại giữa các bộ phận

Nhân viên phải đọc từng Email, tin nhắn Zalo để gõ lại các bảng kê đơn hàng dài nhiều trang; kế toán phải nhập lại số liệu xuất kho, hóa đơn sang phần mềm kế toán MISA gây mất thời gian và dễ nhầm lẫn.

2 Giải Pháp Trọng Tâm: Lập Kế Hoạch Chạy Sóng Thông Minh & Chủ Động Tiến Độ

Đặc thù của nhà máy bao bì carton là nếu khâu Chạy sóng và Bồi được sắp xếp tốt thì toàn bộ các khâu sau (Cắt, In, Bế, Đóng ghim) sẽ diễn ra rất nhanh và nhẹ nhàng. Hệ thống hỗ trợ bộ phận Kế hoạch theo 4 bước tự động:

BƯỚC 1

Gom Đơn Cùng Chất Liệu

Tự động gom các đơn hàng có cùng số lớp và loại sóng để chạy liền một đợt, giảm tối đa thời gian dừng máy thay cuộn giấy.

BƯỚC 2

Kiểm Tra Đủ Giấy Trong Kho

Tự động kiểm tra trong kho có đủ tất cả các lớp giấy của khổ cuộn đó hay không trước khi cho phép phát hành lệnh sản xuất.

BƯỚC 3

Tận Dụng Khổ Giấy Dư

Nếu ghép đơn vẫn còn dư khổ giấy, hệ thống tự động gợi ý ghép thêm các mẫu thùng trơn thông dụng để giảm tối đa giấy phế liệu.

BƯỚC 4

Tính Giờ Máy & Hẹn Lịch Giao

Quy đổi khối lượng đơn hàng ra số giờ chạy máy thực tế, giúp biết ngay máy nào đang trống hay quá tải để hẹn lịch chuẩn với khách.

3 Giải Pháp Quản Lý Kho Giấy Cuộn, Kho Thùng Dự Trữ & Phân Quyền Phòng Ban

Kiểm Soát Chặt Tồn Kho & Tránh Để Hàng Quá Lâu Hư Hỏng

Quản lý từng cuộn giấy và đầu cuộn dở: Mỗi cuộn giấy có mã tem riêng để theo dõi số ký xuất ra máy và số ký còn dư nhập lại kho.
Quản lý thùng trơn dùng chung: Cho phép gom các mẫu thùng không in có cùng kích thước và chất liệu vào một mã tồn kho chung để xuất linh hoạt cho nhiều khách hàng.
Định mức tồn kho tối thiểu – tối đa: Tự động nhắc nhở khi số lượng thùng dự trữ xuống thấp cần sản xuất bù.
Ưu tiên xuất hàng cũ trước: Hệ thống luôn chỉ định xuất các lô sản xuất trước và cảnh báo sớm các lô lưu kho lâu ngày để kiểm tra chất lượng.

Phân Quyền Rõ Ràng Theo Cơ Cấu Tổ Chức Xí Nghiệp

Ban Giám Đốc: Theo dõi toàn diện hoạt động kinh doanh – sản xuất, phê duyệt các báo giá đặc biệt và nhận báo cáo tổng hợp hằng ngày.
Ban Tổng Hợp (Kế toán): Quản lý giá vốn nguyên vật liệu, theo dõi thu chi – công nợ và đồng bộ số liệu với phần mềm kế toán MISA.
Ban Kế Hoạch Kinh Doanh: Thực hiện báo giá, tiếp nhận đơn hàng, lập kế hoạch chạy sóng/ghép khổ và quản lý trực tiếp kho giấy cuộn, kho thành phẩm.
Phân Xưởng Sản Xuất 1 & 2: Nhận lệnh sản xuất điện tử, cập nhật tiến độ chạy máy, báo cáo sản lượng đạt và phế phẩm theo từng ca.

4 Ứng Dụng 3 Trợ Lý AI Giúp Tăng Tốc Xử Lý Công Việc Hằng Ngày

TRỢ LÝ AI 1

AI Hỗ Trợ Báo Giá Nhanh

Đề xuất cấu trúc giấy phù hợp và tiết kiệm nhất theo khổ giấy sẵn có trong kho.
Tra cứu nhanh mức giá đã bán các lần trước để báo giá chính xác, đồng nhất.
Kiểm tra biên lợi nhuận an toàn và tạo bảng báo giá hoàn chỉnh trong vài giây.

TRỢ LÝ AI 2

AI Nhận Đơn Từ Email & Zalo

Tự động đọc các file đặt hàng (Excel, PDF, Ảnh chụp) gửi qua Email và nhóm Zalo.
Trích xuất danh sách mã hàng, kích thước, số lượng và quy đổi đơn vị tự động.
Tạo sẵn đơn hàng nháp trên phần mềm để nhân viên kiểm tra và duyệt nhanh.

TRỢ LÝ AI 3

AI Báo Cáo Nội Bộ Cho Lãnh Đạo

Tự động gửi bản tin tóm tắt tình hình sản xuất, đơn hàng và tồn kho mỗi buổi sáng.
Hỗ trợ Ban Giám đốc hỏi đáp số liệu trực tiếp bằng tiếng Việt trên điện thoại.
Cảnh báo sớm các đơn hàng có nguy cơ trễ tiến độ hoặc tồn kho lâu ngày.

5 Bảng Đối Chiếu Giữa Cách Làm Hiện Tại Và Hệ Thống ERP Mới

Khâu công việc	Cách Làm Hiện Tại (Phần Mềm Cũ & Excel)	Khi Áp Dụng Hệ Thống ERP & AI Mới
Nhận đơn hàng	Nhân viên đọc Email, Zalo rồi gõ tay từng dòng quy cách vào phần mềm, tốn nhiều thời gian và dễ nhầm số liệu.	AI tự động đọc file đơn hàng từ Email, Zalo và tạo sẵn đơn nháp để nhân viên kiểm tra, xác nhận nhanh.
Báo giá khách hàng	Tính giá thủ công trên bảng tính, khó đối chiếu ngay với khổ giấy tồn kho và thiếu cảnh báo khi báo giá thấp.	Tự động tính giá thành, gợi ý khổ giấy tiết kiệm, bảo vệ giá sàn an toàn và xuất phiếu báo giá ngay.
Lập kế hoạch chạy sóng	Xếp lịch ngoài Excel, dễ chọn nhầm khổ cuộn thiếu lớp giấy trong kho, tỷ lệ giấy thừa hai biên còn cao.	Tự động ghép đơn – ghép khổ, kiểm tra đủ giấy tồn kho và gợi ý ghép thêm thùng trơn để tận dụng hết khổ giấy.
Theo dõi xưởng & Hẹn giao	In phiếu giấy đưa xuống xưởng, không biết máy nào đang quá tải nên hẹn lịch giao cảm tính, dễ bị trễ đơn.	Đo lường công suất máy và cập nhật tiến độ từng công đoạn trên điện thoại, chủ động hẹn ngày giao chuẩn xác.
Quản lý kho giấy & thùng trơn	Khó theo dõi các cuộn giấy dùng dở và không cảnh báo được các lô thùng trơn để quá lâu trong kho.	Quản lý cuộn dở bằng mã tem, kiểm soát định mức tồn kho và bắt buộc xuất lô cũ trước để tránh hư hỏng.
Kế toán MISA & Báo cáo	Cuối kỳ mới tổng hợp báo cáo thủ công; kế toán phải nhập lại chứng từ sang phần mềm MISA.	Tự động kết nối dữ liệu sang MISA và có Trợ lý AI gửi báo cáo điều hành mỗi sáng cho Ban Giám đốc.

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG & GIAO DIỆN HỆ THỐNG

1. Sơ Đồ Quy Trình Quản Lý Khép Kín Từ Khi Nhận Đơn Đến Khi Giao Hàng & Hạch Toán

1. Khách Hàng Gửi Yêu Cầu Báo Giá Hoặc Đặt Hàng Qua Email & Zalo

2. AI Hỗ Trợ Tính Giá Nhanh, Đọc Đơn Hàng Tự Động & Kiểm Tra Lịch Giao

Tự động hóa đầu vào

Tính Giá & Định Mức
Gợi ý cấu trúc giấy tiết kiệm và kiểm soát giá sàn an toàn

Đọc Đơn Từ Email & Zalo
Trích xuất bảng kê tự động thành đơn hàng nháp trên máy

Hẹn Ngày Giao Hàng
Đối chiếu tồn kho và lịch máy để báo ngày giao chính xác

3. Xác Nhận Đơn Hàng & Phân Luồng Xử Lý

Ban Kế Hoạch Kinh Doanh

Nếu Có Sẵn Thùng Trơn
Ưu tiên lấy lô cũ trong kho xuất ngay hoặc đưa đi in thêm

Nếu Cần Sản Xuất Mới
Chuyển vào danh sách chờ lập kế hoạch chạy sóng và bồi

Nếu Là Hàng Gia Công
Tạo phiếu đặt hàng nhà cung cấp và theo dõi tiến độ nhập

4. Lập Kế Hoạch Chạy Sóng, Bồi & Ghép Khổ Giấy Thông Minh

Tiết kiệm giấy & thời gian

Kiểm Tra Đủ Các Lớp Giấy
Đảm bảo kho có đủ giấy mặt, sóng, đáy trước khi lên lệnh

Ghép Đơn & Bù Khổ Dư
Ghép nhiều đơn cùng khổ và chèn mẫu thùng trơn vào phần dư

Sắp Xếp Thứ Tự Chạy Máy
Gom các lệnh cùng kết cấu chạy liền mạch, giảm lần đổi khổ

5. Xuất Kho Giấy Cuộn Theo Lệnh & Quản Lý Cuộn Giấy Dùng Dở

Kho Giấy Cuộn

Quét mã tem xuất đúng cuộn giấy ra máy chạy sóng → Khi hạ cuộn giấy chưa dùng hết, hệ thống tự động trừ lượng giấy đã chạy và in tem mới dán lên cuộn dở để nhập lại kho.

6. Sản Xuất Qua Các Công Đoạn & Báo Cáo Sản Lượng Tại Xưởng

Phân Xưởng 1 & 2

1. Chạy Sóng & Bồi
Tạo tấm phôi carton theo đúng kích thước lệnh

2. Cắt Lằn & Bổ Chạp
Chia khổ, cán lằn gấp và xẻ rãnh hộp

3. In Ấn & Bế Khuôn
In thông tin khách hàng và bế định hình hộp

4. Đóng Ghim, Dán & Bó
Hoàn thiện thành phẩm, đếm số lượng đạt/lỗi

7. Nhập Kho Thành Phẩm, Kiểm Soát Hạn Lưu Kho & Tổ Chức Giao Hàng

Kho Thành Phẩm & Vận Chuyển

Cập nhật số lượng tồn kho, theo dõi tuổi lưu kho của các lô thùng dự trữ → Sắp xếp chuyến xe giao hàng và xác nhận đã giao thành công ngay trên điện thoại.

📊 8. Tổng Hợp Công Nợ • Đồng Bộ Kế Toán MISA • Gửi Báo Cáo AI Cho Ban Giám Đốc

2. Hình Ảnh Minh Họa 10 Màn Hình Giao Diện Chính Của Hệ Thống

Giao diện tiếng Việt trực quan, bố cục rõ ràng, dễ thao tác cho từng bộ phận:

🔍 Bấm vào hình để xem kích thước lớn

TÍNH GIÁ & AI BÁO GIÁ Phân hệ 2 & 8

1. Màn Hình Tính Giá Thành Tự Động & AI Hỗ Trợ Báo Giá

Tự động tính chi phí nguyên vật liệu theo kích thước thùng, gợi ý phương án giấy tiết kiệm, kiểm soát mức giá sàn và xuất bảng báo giá nhanh chóng.

AI NHẬN ĐƠN EMAIL & ZALO Phân hệ 3 & 9

2. Màn Hình AI Tự Động Đọc Đơn Hàng Từ Email & Nhóm Zalo

Tự động đọc bảng kê đặt hàng khách gửi qua Email hoặc Zalo, chuyển thành danh sách đơn hàng nháp để nhân viên kiểm tra và xác nhận mà không cần gõ tay.

LỊCH CHẠY MÁY & CÔNG SUẤT Phân hệ 5

3. Bảng Kế Hoạch Chạy Sóng, Bồi & Theo Dõi Tải Máy Theo Giờ

Hiển thị trực quan lịch làm việc của máy sóng, máy bồi, máy in, máy bế, đóng ghim trong ngày; giúp biết rõ máy nào còn trống và đơn nào cần ưu tiên chạy trước.

GHÉP ĐƠN – GHÉP KHỔ GIẤY Phân hệ 5

4. Màn Hình Ghép Đơn – Ghép Khổ Giấy & Kiểm Tra Đủ Lớp Giấy

Đề xuất phương án ghép các đơn hàng trên cùng khổ cuộn để có phần giấy thừa hai biên thấp nhất, đồng thời tự động kiểm tra kho có đủ các lớp giấy trước khi chạy.

KHO GIẤY CUỘN & CUỘN DỞ Phân hệ 4

5. Màn Hình Quản Lý Kho Giấy Cuộn & Theo Dõi Đầu Cuộn Dùng Dở

Theo dõi chi tiết số lượng, khổ giấy và trọng lượng từng cuộn trong kho; quản lý in tem cho các cuộn giấy chạy dở hoàn kho và nhắc nhở ưu tiên dùng cuộn nhập trước.

LỆNH SẢN XUẤT & ĐỊNH MỨC Phân hệ 2 & 6

6. Màn Hình Lệnh Sản Xuất Chi Tiết & Bảng Định Mức Vật Tư

Cung cấp đầy đủ thông tin quy cách thùng, bản vẽ kích thước cán lằn và định mức giấy, keo, mực in, đinh ghim cho từng công đoạn sản xuất tại phân xưởng.

GHI NHẬN SẢN LƯỢNG XƯỞNG Phân hệ 6

7. Giao Diện Điện Thoại Báo Sản Lượng Tại Xưởng & Đo Công Suất Máy

Tổ trưởng quét mã trên phiếu lệnh để báo bắt đầu, tạm dừng hoặc hoàn thành và nhập số lượng thành phẩm đạt/lỗi ngay trên điện thoại; tự động tổng hợp hiệu suất máy.

KHO THÙNG TRƠN DỰ TRỮ Phân hệ 7

8. Màn Hình Quản Lý Kho Thùng Trơn Dự Trữ & Cảnh Báo Hạn Lưu Kho

Theo dõi tồn kho các mẫu thùng carton không in dùng chung, cảnh báo các mặt hàng sắp chạm mức tối thiểu cần chạy bù và nhắc xuất trước các lô đã lưu kho lâu ngày.

GIAO HÀNG, CÔNG NỢ & MISA Phân hệ 7

9. Màn Hình Theo Dõi Giao Hàng, Công Nợ & Kết Nối Kế Toán MISA

Quản lý lịch trình xe giao hàng, xác nhận giao hàng điện tử, tự động lên sổ công nợ khách hàng và kết chuyển dữ liệu chứng từ sang phần mềm kế toán MISA.

AI BÁO CÁO ĐIỀU HÀNH NỘI BỘ Phân hệ 10

10. Trung Tâm AI Báo Cáo Nội Bộ & Trợ Lý Hỏi Đáp Ban Giám Đốc

Tổng hợp bản tin báo cáo đầu ngày cho Ban Giám đốc và hỗ trợ lãnh đạo đặt câu hỏi bằng tiếng Việt để tra cứu nhanh sản lượng, tiến độ đơn hàng, tồn kho và công nợ.

3. Tư Liệu Khảo Sát: Các Màn Hình Phần Mềm Hiện Tại Đang Dùng

Dữ liệu thực tế giúp đội ngũ EMS xây dựng sẵn công cụ chuyển đổi số liệu sang hệ thống mới mà nhân viên không phải nhập lại từ đầu:

Tư liệu khảo sát thực tế

① Màn hình Đơn hàng cũ

Phải nhập tay từng dòng, chưa tự động kiểm tra lịch giao và tồn kho.

② Bảng Định mức cũ

Tính được định mức giấy nhưng tách rời khỏi số liệu tồn kho thực tế.

③ Chi tiết Lệnh SX cũ

Chỉ dùng để in phiếu giấy, chưa cập nhật được tiến độ từ xưởng.

④ Danh sách Lệnh SX cũ

Phát sinh lệnh bổ sung nhưng chưa thống kê được nguyên nhân hỏng.

⑤ Bảng Tồn giấy cuộn cũ

Chưa cảnh báo cuộn tồn lâu ngày và chưa gắn trực tiếp với khâu ghép khổ.